Evden eve nakliyatta faturayı istemek, taşınma telaşında kolayca unutulan bir adımdır. Oysa fatura, ödediğiniz bedelin, aldığınız hizmetin ve taşımayı yapan firmanın resmî kaydıdır. İşler yolunda gittiğinde çekmecede durur; bir hasar, bir şikâyet ya da bir masraf iadesi gündeme geldiğinde ilk istenen belge olur.
Sözleşmenin fiyat maddesini nakliyat sözleşmesinde olması gerekenler yazısında ele aldık. Faturanın konusu ise farklıdır: kimin adına kesileceği, üzerinde hangi bilgilerin bulunacağı, KDV'nin nasıl gösterileceği, e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki fark ve faturasız bir taşımanın size neye mal olabileceği. Vergi konularında genel bilgi veriyoruz; kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve gerekirse bir mali müşaviri esas alın.
Fatura neden istenmeli?
Faturanın işe yaradığı dört durum vardır ve bunların hiçbiri taşınma günü aklınıza gelmez.
İlki hasardır. Taşımada bir eşya hasar görürse firmaya başvurduğunuzda, sigorta sürecinde ya da tüketici başvurusunda hangi firmaya ne ödediğinizi göstermeniz gerekir. Sözleşme neyin vaat edildiğini gösterir; fatura ise hizmetin hangi bedelle ve hangi firma tarafından verildiğini resmî olarak kayda geçirir.
İkincisi şikâyettir. Tüketici hakem heyetine ya da mahkemeye başvururken karşı tarafın tam unvanını ve adresini yazmanız gerekir. Faturada bu bilgiler hazırdır. Başvuru yollarını nakliyat firması şikâyet yolları yazısında anlattık.
Üçüncüsü masraf iadesidir. Şirketinizin taşınma masrafınızı karşıladığı bir yer değiştirmede ödeme çoğunlukla fatura karşılığı yapılır. Kamu görevlilerinin tayin yolluğunda durum farklıdır; taşınma için ödenen yer değiştirme masrafı kanundaki formülle hesaplandığı için kurumlar genellikle nakliyat faturası istemez. Ayrıntıları tayin yolluğu ve taşınma yazısında bulabilirsiniz.
Dördüncüsü kayıttır. Fatura, faturayı kesen firmanın vergi kaydı olan gerçek bir işletme olduğunu da gösterir. Kurumsal bir firma için fatura kesmek olağan bir iştir; fatura sorusundan kaçınan bir taşıyıcı ise başka sorularda da muhatap bulmayı zorlaştırabilir.
Faturayı taşınma bittikten sonra hatırlamak yerine teklif aşamasında konuşun. "Fatura kesiyor musunuz, kimin adına kesilecek, hangi adrese gönderilecek?" sorularının cevabı teklifte ya da sözleşmede yazılı olursa, taşınma günü bu konu hiç gündeme gelmez.
Faturada bulunması gereken bilgiler
Vergi Usul Kanunu bir faturada bulunması gereken asgari bilgileri sayar: düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; faturayı düzenleyenin adı ya da ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve numarası; müşterinin adı ya da unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve numarası; işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı. KDV de faturada ayrıca gösterilir. Nakliyat faturasında bunları şu şekilde kontrol edebilirsiniz:
| Alan | Neye bakmalı? |
|---|---|
| Düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası | Tarih, taşıma günüyle aynı ya da en fazla yedi gün sonrası mı? |
| Firmanın unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası | Sözleşmedeki unvanla birebir aynı mı? |
| Alıcının adı ya da şirket unvanı ve adresi | Sizin ya da şirketinizin bilgileri doğru mu? |
| İşin cinsi | "Evden eve nakliyat hizmeti" gibi açık bir tarif var mı? |
| Miktar, birim fiyat ve tutar | Ek hizmetler ayrı satırda mı, toplam sözleşmeyle tutarlı mı? |
| KDV oranı ve tutarı | Ayrı satırda gösterilmiş mi? |
Kapora ödediyseniz faturanın toplam hizmet bedeli üzerinden kesildiğini, kaporanın ise sizden istenen kalan tutardan düşüldüğünü kontrol edin. Kapora için ayrıca belge ya da fatura düzenlendiyse toplam bedel iki kez faturalanmamalıdır.
En sık görülen sorun, faturadaki unvanın sözleşmedekiyle uyuşmamasıdır. Sözleşmeyi bir firma, faturayı başka bir firma kesiyorsa nedenini sorun. İşin başka bir taşıyıcıya devredilmiş olması, sorun çıktığında kime başvuracağınızı belirsizleştirir.
Faturada hata varsa
Adınız yanlış yazılmış, şirket unvanı eksik kalmış ya da tutar sözleşmeyle uyuşmuyorsa faturayı olduğu gibi bırakmayın. Düzeltme talebinizi firmaya yazılı olarak iletin ve neyin yanlış olduğunu açıkça belirtin. Elektronik faturalarda düzeltme, hatalı belgenin iptali ya da yeni bir belge düzenlenmesi yoluyla yapılır; bunun nasıl yapılacağını firmanın muhasebe birimi bilir. Hatayı ne kadar erken bildirirseniz düzeltmesi o kadar kolay olur. Şirket adına kesilen faturalarda bu daha da önemlidir, çünkü hatalı bir belge şirketinizin muhasebe kaydını da etkiler.
KDV oranı ve fiyata dahil olup olmadığı
Evden eve nakliyat hizmetinde genel KDV oranı uygulanır. Oranlar yasal düzenlemelerle değişebildiği için burada rakam vermiyoruz; güncel oranı faturanızda ayrı bir satır olarak görürsünüz. Emin olmak isterseniz Gelir İdaresi Başkanlığı'nın duyurularına ya da bir mali müşavire başvurabilirsiniz.
Teklif aşamasında asıl önemli soru, fiyatın KDV dahil mi hariç mi yazıldığıdır. İki teklif arasında göze çarpan bir fark varsa, bazen farkın tamamı birinin KDV'yi dahil edip diğerinin etmemesinden doğar. Teklifte bu bilgi yazmıyorsa sorun ve cevabı yazılı alın.
Bizim sitemizde yer alan tahmini fiyat aralıkları KDV dahildir ve faturalı çalışırız. Kesin tutar keşiften sonra sözleşmeye yazılır; faturada da aynı toplamı, KDV'si ayrı gösterilmiş olarak görürsünüz.
e-Arşiv fatura ne zaman ve nasıl gelir?
Bugün pek çok firma faturayı elektronik olarak düzenler. Alıcının durumuna göre iki tür elektronik fatura vardır. Faturayı elektronik düzenleyen bir firma, bireysel müşterilere ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara e-Arşiv fatura keser. Alıcı e-Fatura mükellefi bir şirketse fatura e-Fatura olarak düzenlenir ve doğrudan şirketin sistemine düşer.
e-Arşiv fatura kâğıt fatura kadar geçerlidir. Genellikle e-posta ya da kısa mesajla bir bağlantı olarak gönderilir; isterseniz çıktısı da verilir. Zamanlama konusunda kural şudur: fatura, hizmetin yapıldığı tarihten itibaren Vergi Usul Kanunu'nun öngördüğü yedi günlük süre içinde düzenlenir.
Üç küçük öneri:
- Faturanın gönderileceği e-posta adresini ve kimin adına kesileceğini sözleşme aşamasında bildirin.
- Taşınmadan birkaç gün sonra faturanın gelip gelmediğini kontrol edin; spam klasörüne düşmüş olabilir.
- Gelen faturayı sözleşmenizin ve ödeme dekontunuzun yanına kaydedin. Üç belge birlikte durduğunda, bir sorun anında aramanız gerekmez.
Bireysel ve kurumsal fatura farkı
Bireysel bir taşınmada fatura sizin adınıza ve adresinize kesilir. Kurumsal bir taşımada ise birkaç ek ayrıntı devreye girer.
- Unvan ve vergi bilgisi: Faturanın şirketin tam unvanı, vergi dairesi ve vergi numarasıyla kesilmesi gerekir. Marka adı ya da kısaltma yeterli değildir.
- Sözleşme ve ödeme: Sözleşmenin de şirket adına yapılması ve ödemenin şirket hesabından gönderilmesi, fatura ile sözleşme arasındaki tutarlılığı sağlar.
- Satın alma akışı: Kurumların satın alma birimleri çoğunlukla teklif, sipariş onayı ve fatura sırasıyla çalışır. Sipariş numarası gibi bilgilerin faturada yer alması gerekiyorsa bunu baştan iletin.
- KDV tevkifatı: Bazı hizmet alımlarında KDV'nin bir kısmını hizmeti veren firma değil, hizmeti alan kurum ya da şirket beyan eder. Kamu kurumları ve büyük şirketler gibi belirlenmiş alıcıların bazı alımları ile KDV mükellefi şirketlerin belli tutarı aşan taşıma hizmeti alımları bu uygulamaya girebilir. Faturanın tevkifatlı kesilip kesilmeyeceğini muhasebe biriminiz ya da mali müşaviriniz belirler; sonucu fatura kesilmeden önce firmaya bildirin.
Ofis, şube ya da departman taşımalarında teklif, sözleşme ve fatura akışını şirketinizin satın alma düzenine uydurmak mümkündür. Bu tür projelerin nasıl yürüdüğünü şirket taşımacılığı sayfamızda bulabilirsiniz.
Çalışanının taşınmasını karşılayan bir şirketseniz faturanın çalışan adına mı şirket adına mı kesileceğini insan kaynakları ve muhasebe birimleriniz önceden netleştirmelidir. Bu karar, masrafın nasıl kaydedileceğini değiştirir.
Faturasız taşımada hasar ve şikâyet sorunu
Faturasız bir taşıma teklifi bazen bir indirim vaadiyle gelir: "Fatura istemezseniz şu kadar düşeriz." İlk bakışta cazip görünen bu teklif, taşınma sonrası haklarınızı zayıflatır.
Fatura yoksa taşımayı hangi firmanın yaptığını resmî olarak göstermek zorlaşır. Sözleşme de yoksa elinizde yalnızca bir telefon numarası ve birkaç mesaj kalır. Bir eşya kırıldığında, bir koli kaybolduğunda ya da taşınma günü fiyat artırıldığında başvuracağınız kişiyi belirlemek için bu kayıtlar yetmeyebilir. Ödemeyi nakit yaptıysanız bedeli kanıtlamak da güçleşir.
Elle yazılmış bir alındı belgesi ya da "ödendi" yazılı bir kâğıt parçası, ödemenin yapıldığını göstermeye yardım eder ama faturanın yerine geçmez. Kurumunuz ya da şirketiniz masraf iadesi için fatura istiyorsa bu belgeler kabul görmeyebilir.
Hizmet bedelini belgesiz bırakmak, belge düzenlemesi gereken firma açısından vergi mevzuatına da aykırıdır; ayrıca Vergi Usul Kanunu, müşteri istediğinde düşük tutarlı işlerde bile fatura verilmesini zorunlu tutar. Küçük bir indirim için hem hukuki güvencenizi hem de muhatabınızı riske atmış olursunuz. Faturalı ve yazılı sözleşmeli çalışan bir firma seçmek, sigortalı taşımanın da ön koşuludur.
Depolama ve ek hizmetler faturada nasıl görünür?
Taşınma tek bir hizmetten ibaret değilse fatura da tek satırdan ibaret olmamalıdır. Ek hizmetlerin ayrı satırlarda görünmesi, hem sözleşmeyle karşılaştırmayı kolaylaştırır hem de ileride bir anlaşmazlıkta neyin ödendiğini netleştirir.
Sık karşılaşılan ek kalemler şunlardır:
- Dış cephe asansörü: Hangi adreste kullanıldığı belirtilerek ayrı satırda.
- Ara depolama: Depolama genellikle dönemsel bir hizmettir. Taşıma faturası bir kez kesilirken depolama için dönem dönem fatura gelebilir; ilk dönemin başlangıç tarihi ve faturalama sıklığı sözleşmede yazmalıdır.
- Özel ambalaj: Ahşap kasa ya da özel ambalaj gerektiren piyano, antika veya sanat eseri gibi parçalar.
- Kapsam değişikliği: Taşınma günü sizin talebinizle eklenen bir iş, yazılı olarak kabul edildiyse faturada ayrı satır olarak görünür.
Kaporanın ve kalan ödemenin hangi sırayla yapılacağını nakliyata kapora verilir mi yazısında ayrıca anlattık.
Faturayı nereye koymalı?
Fatura, sözleşme ve ödeme dekontu bir taşınmanın üç temel belgesidir. Üçünü aynı klasörde, kâğıt ya da dijital olarak saklamak, sonradan çıkabilecek her soruyu birkaç dakikada cevaplamanızı sağlar. Taşınmadan sonraki birkaç hafta boyunca bu klasörü elinizin altında tutun; koli içinde sonradan fark edilen hasarlar da genellikle bu haftalarda ortaya çıkar.
Soylu Nakliyat, Soylu Ev Ofis Taşıma Depolama Lojistik Ltd. Şti. unvanıyla faturalı çalışır; ödemeyi nakit, havale/EFT ya da kredi kartıyla yapabilirsiniz. Fatura bilgilerinizi keşif ve sözleşme aşamasında bize iletmeniz yeterli. Firma bilgilerimizi kurumsal sayfamızda bulabilir, sorularınız için 444 37 43'ü arayabilir ya da sık sorulan sorular sayfasına göz atabilirsiniz.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.
