Arşiv taşımada asıl risk nedir?
Arşiv taşımasında risk çoğu zaman belgenin fiziksel olarak zarar görmesi değil, düzenin kaybolmasıdır. Binlerce klasörün bulunduğu bir arşivde sıra bozulursa, yeni yerde aranan dosyayı bulmak haftalar sürebilir. Muhasebe, hukuk, insan kaynakları ve müşteri dosyalarına erişimin kesilmesi ise kurumun günlük işleyişini doğrudan etkiler.
Bu nedenle arşiv taşımacılığında kullandığımız yöntemin temeli izlenebilirliktir: her koli nereden çıktığını ve nereye gideceğini üzerinde taşır. Taşıma bittiğinde arşiv yalnızca yeni yerinde durmaz, eski düzeniyle çalışır halde teslim edilir.
Arşiv taşıma nasıl yapılır?
- Arşiv haritası: Mevcut arşiv odası, dolap ve raflar numaralanır; yeni yerin raf planıyla eşleştirilir.
- Kolileme: Klasörler raf sırasına göre, soldan sağa ve yukarıdan aşağıya aynı sırayla arşiv kolilerine alınır.
- Etiketleme: Her koliye dolap, raf ve sıra numarası yazılır; gerekirse birim adı ve renk kodu eklenir.
- Taşıma: Koliler sıra bozulmadan yüklenir, yük kaymasına karşı sabitlenir.
- Dizim: Yeni yerde koliler aynı numara sırasıyla açılır ve klasörler raflara dizilir.
- Kontrol: Kurum yetkilisiyle birlikte koli sayımı ve örnekleme kontrolü yapılır.
Gizli belgeler nasıl korunur?
Personel dosyaları, sözleşmeler, hukuki evrak ve mali kayıtlar gibi gizlilik gerektiren belgeler için ek önlemler uygularız. Bu belgeler kurumun belirlediği personel gözetiminde kolilenebilir, koliler bantla kapatılıp mühürlenebilir ve kilitli dolaplarıyla birlikte taşınabilir. Taşıma sırasında belgelerin içeriğiyle ilgilenilmez; ekip yalnızca koli ve raf numarasıyla çalışır.
Ekibimiz tamamen kadrolu personelden oluşur; taşeron ya da günlük işçi kullanılmaz. Hangi personelin arşiv taşımasında görev alacağı önceden bellidir ve kurumunuzun talebi olursa bu bilgi paylaşılır.
Veri sorumlusunun kim olduğunu, gizlilik taahhüdünü ve imzalı teslim tutanağını arşiv taşımada KVKK rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Arşiv depolama: yeni ofise sığmayan dosyalar
Taşınma, çoğu kurum için arşivini gözden geçirme fırsatıdır. Yasal saklama süresi devam eden ama günlük erişim gerektirmeyen dosyalar yeni ofiste değerli alan kaplar. Bu tür arşivleri eşya depolama hizmetimizle kameralı ve alarmlı depolarımızda koli numarası listesiyle saklayabiliriz. İhtiyaç olduğunda belirli bir koli numarası istenerek geri getirilebilir.
Depoya alınacak arşiv ile yeni ofise gidecek arşiv keşifte ayrılır; iki grup farklı renk etiketle işaretlenir ve taşıma günü doğru araca yüklenir.
Arşiv taşıma fiyatı neye göre değişir?
Arşiv taşıma fiyatını toplam koli ya da metre raf sayısı, arşivin bulunduğu kat ve erişim koşulları, raf söküm ve kurulum ihtiyacı, gizlilik önlemleri, iki adres arasındaki mesafe ve varsa depolama süresi belirler. Kompakt raf sistemleri ve metal dolaplar söküm ve kurulum gerektirdiğinden ayrıca değerlendirilir.
Kesin fiyat, arşivi yerinde görerek hazırladığımız yazılı teklifle belirlenir. Arşiv taşıması genellikle genel bir ofis taşımasının parçası olduğu için şirket taşımacılığı ve ofis taşıma sayfalarımızı da inceleyebilirsiniz.
Arşiv taşımasına kurum olarak nasıl hazırlanılır?
Arşiv taşımasının sorunsuz geçmesi için kurum tarafında yapılacak birkaç hazırlık süreci ciddi ölçüde hızlandırır:
- Ayıklama: Yasal saklama süresi dolmuş belgeler kurum prosedürüne göre imha edilir; taşınacak hacim azalır.
- Sorumlu kişi: Arşivden sorumlu bir yetkili belirlenir; koli sayımı ve teslim onayı bu kişiyle yapılır.
- Yeni raf planı: Yeni arşiv odasının raf ölçüleri ve yerleşimi önceden paylaşılır.
- Erişim ihtiyacı: Taşıma günlerinde acil erişim gerekebilecek dosyalar ayrıca işaretlenir ve en son kolilenir.
Bu hazırlıklar yapıldığında arşiv, yeni yerinde ilk iş gününden itibaren kullanılabilir.
Hangi kurumlar arşiv taşıması yaptırır?
Arşiv taşımacılığı talebi en çok hukuk büroları, muhasebe ve mali müşavirlik ofisleri, sigorta ve finans kuruluşları, hastane ve klinikler, kamu kurumları, okul ve üniversiteler ile büyük şirketlerin insan kaynakları ve mali işler birimlerinden gelir. Hizmet verdiğimiz kurumlar arasında bakanlıklar, bankalar ve üniversiteler de yer alır; listenin tamamını referanslar sayfamızda görebilirsiniz.
Üniversite ve kütüphane arşivleri için üniversite taşımacılığı, banka şubesi arşivleri için banka taşımacılığı sayfalarımızda ek bilgiler bulunur.
Son güncelleme: