Ofis taşıma planı: iş kaybı olmadan taşınmanın adımları

İş kaybı olmadan ofis taşımanın yolu, taşınmayı bir proje gibi yönetmektir: bir sorumlu atamak, envanter ve yerleşim planı çıkarmak, IT altyapısı ile arşivi etiketlemek ve fiziksel taşımayı mesai dışına planlamak. Doğru kurulmuş bir planla şirket cuma akşamı eski ofisten çıkar, pazartesi sabahı yeni adresinde çalışmaya başlar.

Ev taşımadan farklı olarak ofis taşımada tek bir aile değil; onlarca çalışan, müşteriler, tedarikçiler, bina yönetimleri, internet ve telefon sağlayıcıları, bazen de yasal yükümlülükler devreye girer. Aşağıdaki plan küçük bir ofiste de çok katlı bir genel müdürlükte de aynı sırayla işler; değişen, adımların süresidir. İşyerinin türü de planı değiştirir: stok ve vitrin taşıyan bir mağazanın farklarını mağaza taşıma, il sağlık müdürlüğü izni ve tıbbi cihaz gerektiren bir kliniğin farklarını muayenehane taşıma yazılarımızda ayrıca anlattık.

Ofis taşımanın ilk adımı: sorumlu ve ekip

Her başarılı ofis taşımasının arkasında kararları toplayan tek bir sorumlu bulunur. Bu kişi genellikle idari işler, satın alma ya da operasyon biriminden seçilir.

Taşınma sorumlusunun görevleri şunlardır:

• Taşınma bütçesini ve takvimini belirlemek, yönetimin onayına sunmak.
• Nakliyat firması, IT sağlayıcısı, bina yönetimleri ve tadilat ekibiyle tek muhatap olmak.
• Her departmandan bir temsilci belirleyip departman içindeki hazırlığı takip etmek.
• Çalışanlara düzenli ve net bilgi vermek.

Orta ve büyük ölçekli taşımalarda nakliyat firması tarafında da bir proje yöneticisi atanır. Soylu Nakliyat'ın ofis ve kurumsal taşıma hizmetinde proje yöneticisi keşiften teslime kadar şirketin taşınma sorumlusuyla birlikte çalışır.

Takvim: ofis taşıma zaman çizelgesi

Taşınma takviminin uzunluğu şirketin büyüklüğüne göre değişir; ama iş kalemlerinin sırası hemen her ofiste aynıdır.

Kira sözleşmesinin bitiş tarihi, yeni ofisteki tadilatın tamamlanması ve internet hattının aktif olması, takvimin sabit noktalarıdır. Taşınma tarihini bu üç tarihin çakışmayacağı şekilde seçin; mümkünse yeni ofisin tadilatı taşınmadan birkaç gün önce bitmiş olsun.

Envanter ve yerleşim planı

Neyi taşıyacaksınız, neyi bırakacaksınız?

Taşınma, yıllardır biriken fazlalıktan kurtulmak için en iyi fırsattır. Kullanılmayan mobilya, eski bilgisayarlar, bozuk yazıcılar ve saklama süresi dolmuş evraklar taşınmadan önce ayıklanır. Elektronik atıkların lisanslı geri dönüşüm firmalarına teslim edilmesi, veri içeren cihazların ise verileri güvenli biçimde silindikten sonra elden çıkarılması gerekir. Yeni ofis eskisinden küçükse bu ayıklama planın merkezine geçer; masa kullanımını ölçmekten fazla mobilyayı satmaya ya da depolamaya kadar adımları ofis küçültme yazımızda anlattık.

Yeni ofisin yerleşim planı

Yerleşim planı, taşınma gününün yol haritasıdır. Her masa, dolap ve cihaz için yeni ofiste bir yer numarası belirlenir. Plan; departmanları, toplantı odalarını, arşiv odasını, sunucu odasını ve ortak alanları gösterir. Taşıma ekibi, eşyaları bu plana göre doğrudan yerine bırakır; böylece taşınma sonrasında koliler koridorlarda birikmez.

Etiketleme sistemi: taşınmanın omurgası

Ofis taşımada en çok zaman kaybı, bir kolinin hangi masaya ait olduğunu bulmaya çalışırken yaşanır. Basit ama tutarlı bir etiketleme sistemi bu sorunu çözer.

Önerdiğimiz sistem şöyledir:

• Her departmana bir renk verilir.
• Her masa ya da çalışma alanına yerleşim planındaki numarası atanır.
• Her koli, cihaz ve mobilya parçası bu renk ve numarayla etiketlenir; örneğin muhasebe departmanının 12 numaralı masası için “Muhasebe 12”.
• Yeni ofiste her masanın ve odanın kapısına aynı etiket asılır.

Böylece taşıma ekibi, eski ofisteki hiçbir çalışanı arayıp sormadan her parçayı yerine bırakabilir.

IT altyapısı: bilgisayar, sunucu ve ağ

IT altyapısı, ofis taşımanın en kritik ve en çok hazırlık gerektiren parçasıdır. Pazartesi sabahı çalışanların masasına oturup çalışabilmesi büyük ölçüde bu hazırlığa bağlıdır.

Taşınmadan önce

1. Yedekleme: Tüm sunucu ve kritik verilerin güncel yedeği alınır, yedeğin çalıştığı test edilir.
2. Envanter: Her bilgisayar, monitör, yazıcı, telefon ve ağ cihazı listelenir.
3. Yeni ofis altyapısı: Kablolama, priz yerleri, ağ dolabı ve internet hattı taşınmadan önce hazır olmalıdır. İnternet ve telefon hattının yeni adrese nakli ya da yeni hat başvurusu, genellikle taşınma sürecinin en uzun süren işidir; bu yüzden en erken yapılacak işler arasındadır.
4. Sorumluluk dağılımı: Sunucu, ağ cihazları ve güvenlik sistemlerinin sökülüp kurulması şirketin kendi IT ekibi ya da IT hizmet sağlayıcısı tarafından yapılmalıdır.

Taşınma sırasında

Bilgisayarlar ve monitörler darbe emici ambalajla, ayrı koli ya da kasalarda taşınır. Kablolar, klavye ve fare ile birlikte poşetlenir ve cihazla aynı etiketi taşır. Monitör ekranları yüzeyine baskı gelmeyecek şekilde dik yerleştirilir.

Taşınmadan sonra

IT ekibi taşınma bitiminde ağ bağlantısını, sunucu erişimini, yazıcıları, telefon santralini ve kartlı geçiş sistemlerini test eder. Pazartesi sabahı küçük bir IT destek ekibinin sahada olması, ilk saatlerdeki olası aksaklıkları hızla çözer. Sistem odası olan şirketlerde kapatma ve açılış sırası, kablo etiketleme ve kabin taşıma için ayrı bir plan gerekir; bunu sunucu taşıma yazımızda kontrol listesiyle anlattık.

Arşiv ve evrak taşıma

Arşiv, bir şirketin hafızasıdır; yanlış sıraya giren bir klasör haftalarca aranabilir. Arşiv taşımada iki kural vardır: sıra korunur, gizlilik korunur.

• Klasörler raf ve dolap sırasıyla kolilenir; her koliye sıra numarası verilir.
• Koli üzerine departman, dolap ve raf bilgisi yazılır; içerik listesi ayrıca tutulur.
• Kişisel veri ya da ticari sır içeren evraklar için mühürlü veya kilitli koliler kullanılabilir. Bu evrakta sorumluluk veri sorumlusu olan şirkettedir; taşıma öncesi istenmesi gereken taahhüt ve tutanakları arşiv taşımada KVKK yazımızda bulabilirsiniz.
• Yeni ofiste koliler aynı numara sırasıyla raflara yerleştirilir.

Arşivi çok büyük olan ya da uzun süre saklanması gereken belgeler için yeni ofiste yeterli alan yoksa, bir kısmı eşya depolama çözümüyle kameralı ve alarmlı depolarda saklanabilir. Arşiv taşımanın ayrıntıları arşiv taşımacılığı sayfamızdadır.

Mobilya: söküm, taşıma ve montaj

Ofis mobilyası genellikle modülerdir; çalışma masaları, bölme panelleri, dolaplar ve toplantı masaları sökülerek taşınır. Söküm sırasında vidalar ve bağlantı parçaları parçaya ait poşete konur ve etiketlenir. Yeni ofiste mobilyalar yerleşim planına göre kurulur.

Yüksek katlı plazalarda ve yük asansörü bulunmayan binalarda büyük mobilyalar için asansörlü taşıma kullanılabilir. Plaza yönetimleri genellikle yük asansörü kullanımını belirli saatlerle sınırlar; bu saatler taşınma planına önceden yazılmalıdır.

Çalışan iletişimi

İyi planlanmış bir taşınma, çalışanlar sürece dahil edilmediğinde bile aksayabilir. Çalışanlara verilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Taşınma tarihi ve son çalışma günü.
• Kişisel eşyaların ve masa içeriğinin nasıl paketleneceği, kolilerin ne zaman dağıtılacağı.
• Etiketleme sistemi ve kendi masa numaraları.
• Yeni ofisin adresi, ulaşım seçenekleri, otopark ve giriş kuralları.
• Pazartesi sabahı ilk iş günü için bilgilendirme.

Çalışanlardan kişisel eşyalarını ve masa içeriğini kendilerinin kolilemesini istemek yaygın bir yöntemdir; ortak alanlar, mutfak, arşiv ve mobilya ise nakliyat ekibince paketlenir. Çalışanlara, müşterilere ve tedarikçilere ne zaman ve hangi bilgiyle duyuru yapılacağını örnek metinlerle ofis taşınma duyurusu yazımızda bulabilirsiniz.

Mesai dışı taşıma ile iş sürekliliği

İş kaybını en aza indirmenin en etkili yolu, fiziksel taşımayı şirketin çalışmadığı saatlere kaydırmaktır. Yaygın senaryolar şunlardır:

• Hafta sonu taşıma: Cuma akşamı başlar, pazar akşamına kadar biter.
• Gece taşıma: Küçük ofislerde mesai bitiminden sonra başlayıp sabaha kadar tamamlanabilir.
• Etaplı taşıma: Büyük şirketlerde departmanlar farklı gecelerde ya da hafta sonlarında taşınır; müşteriyle doğrudan çalışan birimler en sona bırakılır.

Soylu Nakliyat, 85'i aşkın kadrolu personeli ve 36 araçlık kendi filosuyla hafta sonu ve mesai dışı ofis taşımalarını tek sözleşmeyle üstlenir. Taşeron ekip kullanılmadığı için keşifte tanıştığınız ekip, taşınma günü sahada olur. Çok şubeli yapılar ve departman bazlı projeler için şirket taşımacılığı, üretim tesisleri için fabrika taşımacılığı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Bina yönetimleri ve izinler

Eski ve yeni binanın yönetimleri, taşınma planında sık unutulan paydaşlardır. Taşınmadan önce şunları öğrenin:

• Yük asansörünün kullanım saatleri ve rezervasyon usulü.
• Hafta sonu ve gece çalışmaya izin verilip verilmediği.
• Ortak alanlarda zemin ve duvar koruması istenip istenmediği.
• Araçların yükleme için nereye yanaşacağı.
• Gerekirse güvenlik görevlisine verilecek araç ve personel listesi.

Taşınmadan sonraki ilk hafta

Fiziksel taşıma bittiğinde taşınma projesi henüz tamamlanmış sayılmaz. İlk hafta, küçük eksiklerin kapatıldığı ve şirketin yeni adresine tam olarak uyum sağladığı dönemdir.

Kontrol ve tespit

Taşınma bitiminde, nakliyat ekibi sahadan ayrılmadan önce departman temsilcileriyle birlikte kısa bir tur yapılır. Her masanın ve dolabın yerinde olup olmadığı, mobilyaların doğru monte edilip edilmediği, hasar olup olmadığı kontrol edilir. Bir sorun görülürse teslim tutanağına yazılır. Yazılı sözleşmeli ve sigortalı taşımada hasar süreci bu tutanağa göre yürür.

Adres güncellemeleri

Şirketin yeni adresi; resmî kayıtlar, faturalar, internet sitesi, e-posta imzaları, kartvizitler, harita ve işletme profilleri, müşteri ve tedarikçi kayıtları gibi pek çok yerde güncellenmelidir. Resmî adres değişikliği bildirimlerinin hangi kurumlara ve hangi sürede yapılacağı şirketin türüne göre değişir; güncel yükümlülükleri mali müşavirinizden ve ilgili kurumlardan öğrenmeniz en doğrusudur. Ticaret sicil, vergi dairesi ve SGK işlemlerinin genel sırasını şirket adres değişikliği yazımızda topladık.

Eski ofisin teslimi

Eski ofis boşaltıldıktan sonra genel bir temizlik yapılır, kira sözleşmesinde belirtilen teslim koşulları kontrol edilir ve mal sahibiyle birlikte teslim tespiti yapılır. Anahtar, kartlı geçiş kartları ve otopark kartları eksiksiz teslim edilir. Depozito ve teslim süreci hakkında genel bilgiler için kiralık evden çıkarken kontrol listemize de bakabilirsiniz.

Ofis taşıma kontrol listesi

Planın ana başlıklarını tek listede toplayalım:

1. Taşınma sorumlusunu ve departman temsilcilerini belirleyin.
2. Bütçeyi ve takvimi oluşturun.
3. Nakliyat firmasından yerinde keşif isteyin ve sözleşmeyi yazılı yapın.
4. Yeni ofisin yerleşim planını çıkarın.
5. İnternet ve telefon hattı başvurusunu erkenden yapın.
6. Envanteri çıkarın, fazla eşyayı ve evrakı ayıklayın.
7. Renk ve numaralı etiketleme sistemini kurun.
8. IT yedeklemesini yapın, sökme ve kurulum sorumluluklarını netleştirin.
9. Bina yönetimlerinden izin ve saatleri alın.
10. Çalışanları düzenli olarak bilgilendirin.
11. Taşınmayı mesai dışına planlayın.
12. Taşınmadan sonra IT testlerini ve hasar kontrolünü yapın, adres bilgilerinizi güncelleyin.

Ofis taşıma maliyetini ne belirler?

Ofis taşıma fiyatı; eşya ve koli hacmi, arşiv miktarı, IT ekipmanı, kat ve asansör durumu, iki adres arasındaki mesafe, çalışma saatleri ve demontaj-montaj ihtiyacına göre belirlenir. Her ofis farklı olduğu için sabit bir fiyat listesi yerine yerinde keşif yapılır. Konut taşımaları için tahmini aralıkları evden eve nakliyat fiyatları sayfamızda görebilirsiniz; ofis taşımada kesin fiyat, ücretsiz keşiften sonra sözleşmeye yazılır ve kapsam değişmediği sürece taşınma günü değişmez. İstanbul dışına taşınan şirketler için şehirlerarası nakliyat hizmetimizde eşyalar aktarmasız, tek araçla gider.

Pazartesi sabahı hazırlıkla kazanılır

İş kaybı olmadan ofis taşımanın sırrı, taşıma gününden çok önceki hazırlıktadır: tek bir sorumlu, net bir takvim, eksiksiz bir envanter, tutarlı bir etiketleme sistemi, hazırlanmış bir IT altyapısı ve mesai dışına planlanmış bir fiziksel taşıma. Bu adımlar tamamlandığında taşınma günü, iyi prova edilmiş bir operasyona dönüşür.

Soylu Nakliyat, 1974'ten beri banka, fabrika ve plaza taşımalarında edindiği deneyimle ofisinizi yazılı sözleşme ve sigorta güvencesiyle taşır. Ücretsiz yerinde keşif için 444 37 43'ü ya da WhatsApp hattımız 0543 210 60 36'yı 7/24 arayabilir, kurumsal deneyimimiz hakkında kurumsal sayfamıza göz atabilirsiniz.

Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.