Kamyonlar boşaldı, masalar kuruldu, pazartesi herkes yeni ofiste. Ama kâğıt üzerinde şirket hâlâ eski binadadır: ticaret sicilinde, vergi dairesinde, SGK'da ve bankada kayıtlı adres değişmediyse tebligat da yoklama memuru da eski adrese gider. Şirket adres değişikliği, yetkili organın kararıyla başlayan, ticaret siciline tescil ve ilanla resmîleşen, ardından vergi dairesi, SGK, belediye ve diğer kayıtlara yayılan bir zincirdir.
Aşağıdaki adımlar genel çerçevedir. Şirket türü, esas sözleşmenin nasıl yazıldığı ve nereye taşındığınız (aynı ilçe, başka ilçe, başka il) hem belge listesini hem izlenecek yolu değiştirir. Başvurudan önce mali müşavirinizle ve bağlı olduğunuz ticaret sicil müdürlüğüyle teyit edin. Bireysel taşınmadaki e-Devlet adres beyanı ve abonelik işlemleri için ayrı bir rehberimiz var: taşınırken adres değişikliği ve abonelik nakli.
Önce karar: yönetim organının adres kararı
Adres değişikliği, şirketi yöneten organın aldığı kararla başlar. Anonim şirkette bu genellikle yönetim kurulu kararıdır; limited şirkette müdür ya da müdürler kurulunun kararı. Kararda yeni adres eksiksiz yazılır: mahalle, cadde veya sokak, dış kapı ve iç kapı numarası, ilçe ve il.
Esas sözleşme (limited şirkette şirket sözleşmesi) şirket merkezinin bulunduğu yeri gösterir. Bu yer çoğu zaman il ve ilçe olarak yazılır, açık adres yazılmaz. Yeni adres esas sözleşmede yazan yerin içinde kalıyorsa, örneğin aynı ilçede başka bir binaya geçiyorsanız, esas sözleşme değişmez ve yönetim organının kararı yeterlidir. Esas sözleşmede yazan ilçe ya da il değişiyorsa merkez maddesinin de değişmesi gerekir. Esas sözleşmeyi değiştirmek hem anonim hem limited şirkette genel kurulun devredilemez yetkisidir; bu durumda karar genel kurulda alınır. Merkez maddesinin nasıl yazıldığı şirketten şirkete değiştiği için esas sözleşmenizi mali müşavirinizle birlikte okuyun.
Kararın tarihi de önemlidir. Kira sözleşmesi imzalanmadan alınan bir adres kararı, taşınma ertelenirse geri alınmak zorunda kalabilir. Pratik sıra şudur: önce yeni ofisin kira ya da tapu işi kesinleşir, sonra karar alınır, ardından tescil başvurusu taşınma tarihine yakın bir güne planlanır.
Ticaret sicil müdürlüğü ve tescil
Tescil başvurusu bugün MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden başlatılır; hazırlanan belgeler şirketin bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğüne sunulur. Tescil edilen adres değişikliği Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde ilan edilir. Yeni adres, üçüncü kişiler için bu tescil ve ilanla resmî hâle gelir.
İstenen belgeler müdürlüğe göre küçük farklar gösterebilir. Temel belgeler, yeni adresi gösteren kararın noter onaylı örneği ve gerekiyorsa esas sözleşme tadil metnidir. Karar MERSİS üzerinden yetkililerin güvenli elektronik imzasıyla alındıysa noter onayı aranmayabilir; hangi yolun kabul edildiğini başvurudan önce müdürlüğünüze ya da mali müşavirinize sorun.
Başka bir ile taşınmak ayrı bir durumdur. Şirket merkezi başka bir ile nakledildiğinde tescil yeni ilin ticaret sicil müdürlüğünde yapılır ve kayıt yeni sicile geçer. Ticaret ve sanayi odalarının çalışma alanı il sınırları olduğu için oda kaydınız da yeni ildeki odaya geçer. Bu süreç aynı il içindeki adres değişikliğinden uzun sürebilir, takvimi buna göre kurun.
Vergi dairesi, SGK ve belediye bildirimleri
Ticaret siciline tescil vergi kaydını da günceller, ama SGK ve belediye kayıtlarına kendiliğinden yansımaz. Üç kurumu ayrı ayrı ele alın.
Vergi dairesi
Vergi Usul Kanunu iş yeri adresi değişikliğinin vergi dairesine bildirilmesini ister; şirketlerde süre, değişikliğin olduğu tarihten itibaren bir aydır. Anonim ve limited şirketler bunun için ayrıca dilekçe vermez: 546 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 1 Şubat 2023'ten bu yana ticaret siciline tescil edilen merkez ve şube adres değişiklikleri Ticaret Bakanlığı tarafından Gelir İdaresi'ne elektronik ortamda iletiliyor ve mükellefin bildirimi sayılıyor. Şartı, tescil başvurusunun bu bir aylık süre içinde yapılmasıdır; başvuru gecikirse vergi bildirimi de gecikmiş sayılır. 1 Şubat 2023'ten önce açılmış şubelerin adres değişikliğini ve şube olarak tescil edilmemiş depo gibi iş yerlerindeki değişiklikleri ise vergi dairesine ayrıca bildirirsiniz.
Yeni adres başka bir vergi dairesinin bölgesindeyse mükellefiyet kaydınız yeni vergi dairesine geçer, eski dairedeki kayıt kapanır. Vergi kimlik numaranız değişmez. Vergi dairesi yeni adreste yoklama yapabilir; o gün adreste faaliyetin gerçekten sürdüğünü gösteren düzenin kurulmuş olması işinizi kolaylaştırır: tabela, çalışanlar ve defter ile belgelerin bulunduğu yer.
SGK
İşyeri adresinin değiştiğini SGK'ya da bildirirsiniz; Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği bunun için nakil tarihinden itibaren on gün tanır. Yeni adres aynı sosyal güvenlik merkezinin alanındaysa yeni adres yazıyla bildirilir ve işyeri dosyası aynen devam eder. Aynı il içinde başka bir merkezin alanına geçiyorsanız durum eski ve yeni merkeze yazıyla bildirilir; yeni merkezde yeni bir işyeri dosyası açılır ve işyeri sicil numaranız değişir. Başka bir ile taşınmada ise yeni adres için işyeri bildirgesi verilir. Çalışanların bildirgelerinde aksama olmaması için bu adımı ertelemeyin.
Belediye
İşyeri açma ve çalışma ruhsatı adrese bağlıdır; ilgili yönetmelik, işyeri başka bir adrese nakledildiğinde yeniden ruhsat alınmasını esas alır. Bu yüzden yeni adres için ilgili belediyeye ruhsat başvurusu yapılır; eski adresteki ruhsatın durumunu da o belediyeye sorun. Bina girişine tabela asılacaksa ilan ve reklam vergisi gibi belediye kalemleri de yeni adrese göre düzenlenir.
Banka, e-fatura ve resmî yazışma adresleri
Resmî kurumlar kadar önemli olan, şirketin her gün kullandığı kayıtlardır. Bunların çoğu kanuni bir süreye bağlı değildir, ama güncellenmediklerinde faturadan sözleşmeye kadar her yerde eski adres görünmeye devam eder:
- Hesap açtığınız her banka, ticari kredi ve POS sözleşmeleri. Banka çoğu zaman güncel ticaret sicil kaydını görmek ister.
- Özel entegratörünüzdeki ya da kullandığınız e-fatura ve e-arşiv portalındaki firma bilgileri. Faturada görünen adres buradan gelir.
- Elektronik tebligat ve KEP adresiniz değişmez, ama fiziki tebligat ve yoklama için kayıtlı adresin doğru olması gerekir.
- Kira, sigorta, tedarikçi ve müşteri sözleşmelerinde bir tebligat adresi maddesi varsa karşı tarafa yazılı bildirim gerekebilir.
- Kamu kurumlarına ya da büyük şirketlere tedarikçiyseniz onların sistemindeki firma kartı da güncellenmelidir.
- Antet, kartvizit, web sitesi ve e-posta imzası: müşterinin gördüğü ilk adres buralardadır.
Müşteri ve tedarikçilere yeni adresi nasıl duyuracağınızı ofis taşınma duyurusu yazımızda örnek metinlerle anlattık.
Adres değişikliği takvimi
Fiziksel taşıma ile resmî adres işini aynı takvime yazmak, iki işin birbirini beklemesini önler. Aşağıdaki sıra çoğu şirket için uygulanabilir; süreleri kendi durumunuza göre mali müşavirinizle uyarlayın:
| Ne zaman | İş | Kim |
|---|---|---|
| Kira sözleşmesi imzalanınca | Esas sözleşmenin merkez maddesini okuyun, gereken karar türünü belirleyin | Yönetim, mali müşavir |
| Taşınmadan birkaç hafta önce | Nakliyat keşfi ve sözleşmesi, yeni adres için ruhsat ön görüşmesi | İdari işler |
| Taşınma tarihi kesinleşince | Yönetim organı ya da gerekiyorsa genel kurul kararı | Yönetim kurulu, müdürler, ortaklar |
| Taşınma haftası | MERSİS başvurusu ve tescil için belge teslimi; vergi bildirimi bu tescille yapılmış sayılır | Mali müşavir |
| Taşındıktan sonraki on gün | SGK bildirimi | Mali müşavir, insan kaynakları |
| İlk haftalar | Belediye ruhsatı, banka, e-fatura, sözleşme taraflarına bildirim, web ve harita kayıtları | İdari işler, finans, pazarlama |
Bu tabloda nakliyat yalnız bir satırdır, ama diğer satırların tarihini belirler. Haftalara bölünmüş genel takvim için ofis taşıma planı yazımıza bakabilirsiniz; ikisini birlikte kullanırsanız resmî işler ve fiziksel taşıma aynı haftaya oturur.
Şube ve depo adreslerinde farklar
Her adres değişikliği bir merkez değişikliği değildir. Ticaret siciline şube olarak tescil edilmiş bir yerin adresi değiştiğinde şube adresi de tescil edilir; bu durumda karar ve başvuru şubeye ilişkindir, merkez adresiniz aynı kalır.
Depo, arşiv odası ya da atölye gibi şube niteliği taşımayan yerler ise genellikle ticaret siciline değil, vergi dairesine işyeri olarak bildirilir. Bir deponun şube mi yoksa yalnız bildirime tabi bir işyeri mi sayılacağı, orada yürütülen işe göre değişir; bu değerlendirmeyi mali müşaviriniz yapar. İşyerinin depo olarak kullandığı yerler işyeri açma ve çalışma ruhsatında da gösterildiği için depo adresi değişiyorsa ruhsatı da gözden geçirin.
Şirketler bu ayrımı çoğu zaman taşınma günü fark eder: merkez yeni plazaya geçer, arşivin bir kısmı ayrı bir depoya gider ve depo adresi hiçbir yere bildirilmez. Yeni ofise sığmayan arşiv ya da mobilya için şirket taşımacılığı planında depolama da varsa, bu eşyanın bizim depolarımızda mı yoksa şirkete ait ayrı bir adreste mi duracağını ve bunun kayıtlara nasıl gireceğini taşınmadan önce konuşun.
Defterler, belgeler ve kira sözleşmesi taşınırken
Adres değişikliği yalnız bir kayıt işi değildir; taşınan ofisin içinde resmî süreçlerin dayandığı belgeler de vardır. Ticari defterler, faturalar, bordrolar ve sözleşmeler kanunen belirli süre saklanması gereken belgelerdir ve vergi incelemesinde ya da bir uyuşmazlıkta ilk istenen şeylerdir; taşınmada kaybolan bir klasör, adres değişikliğinin kendisinden uzun süren bir sorun yaratır.
Bu yüzden mali evrakı ofisin genel kolilerine karıştırmayın. Muhasebe dolaplarını numaralı ve kapalı kolilerle, kurum personelinin gözetiminde taşıtın; yeni ofiste de ilk gün yerine dizilsin. Kişisel veri içeren evrakın taşınmasında nelere dikkat edileceğini arşiv taşımada KVKK yazımızda ayrıntılı anlattık.
Taşınma haftasında şu belgeler kolay ulaşılabilir bir dosyada dursun: yeni ofisin kira sözleşmesi ya da tapu bilgisi, yetkili organ kararının örneği, imza sirküleri, vergi levhası bilgileri ve ticaret sicil kaydı. Ruhsat başvurusu, banka güncellemesi ve vergi dairesi yoklaması gibi işlerde bunlar defalarca istenir; her seferinde kolilerin arasında aramak zaman kaybettirir.
Sık yapılan altı hata
- Tescili taşınmadan aylar önce yapmak. Yeni adreste henüz faaliyet yokken yapılan bir yoklama, kayıtlarda istenmeyen bir not bırakabilir.
- Tescil başvurusunu bekletmek. Vergi bildirimi tescil üzerinden yapıldığı için, taşındıktan sonra bir ay içinde başvurmayan şirket vergi dairesine bildirimi de geciktirmiş olur.
- Tescilden sonra durmak. Ticaret sicilindeki adres güncel, ama SGK ve belediye kayıtları eski kalır.
- Faturayı unutmak. E-fatura sistemindeki firma bilgisi güncellenmediği için müşteriye giden faturalarda haftalarca eski adres görünür.
- Eski adresi erken bırakmak. Kira sözleşmesi biter bitmez posta ve kargo yönlendirmesi yapılmazsa, yolda olan resmî yazılar ve gönderiler kaybolabilir.
- İmza yetkilisini hesaba katmamak. Tescil, banka ve ruhsat işleri aynı haftaya denk geldiğinde imza yetkilisi şehir dışındaysa her şey bekler. Yetkilinin o hafta ulaşılabilir olmasını ya da imza düzeninin buna göre ayarlanmasını taşınma takvimine baştan yazın.
Resmî işler mali müşavirinizin, fiziksel taşıma bizim işimizdir; ikisinin aynı haftaya oturması ise doğru kurulmuş bir takvimle olur. Ofis taşıma planında taşınma tarihini keşiften sonra sözleşmeye yazarız. Bu tarihi mali müşavirinize ilettiğiniz anda karar ve tescil başvurusu doğru güne planlanabilir. Taşıma faturası şirketinizin unvanına kesilir; adres değişikliği tamamlandıysa fatura bilgilerini yeni adresle verin. Taşınma tarihini kesinleştirmek için 444 37 43 hattından ücretsiz keşif randevusu alabilir, firmamızın belgelerini ve geçmişini kurumsal sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.
