Bir ofis bir gün kapalı kalırsa çalışanlar evden bağlanır. Mağaza kapalıysa kasa çalışmaz, müşteri kapıdan döner. Bu yüzden mağaza taşımanın ilk kararı kamyon ya da tarih değil, mağazanın kaç gün kapalı kalabileceğidir; stok sayımı, raf söküm sırası, kasa ve POS kurulumu ve müşteriye duyuru bu sayıdan geriye doğru planlanır.
Bir taşınmanın genel adımlarını ofis taşıma planı yazımızda anlattık. Mağazanın farkı stokta, vitrinde ve kasadadır; burada yalnız bunlara odaklanıyoruz. Yazdıklarımız tek bir butikten çok katlı bir mağazaya kadar uyarlanabilir, ölçek büyüdükçe adımlar etaplara bölünür.
Kapalı kalınacak günü belirlemek
Kapalı kalma süresini dört etken belirler: stokun miktarı ve çeşidi, raf sisteminin türü, yeni mağazanın hazır olup olmadığı ve kasa, POS ile kamera kurulumunun hangi gün yapılabileceği. Bunlardan biri belirsizse kapalı gün sayısı da belirsizdir.
Mağaza türüne göre zorlayan kalem değişir:
| Mağaza türü | Zorlayan kalem | Kapalı kalmayı kısaltan yöntem |
|---|---|---|
| Giyim ve tekstil | Askılı ürün, kabin aynaları, manken | Askılı ürünü askısıyla, askılı kolilerde taşımak |
| Züccaciye ve ev dekorasyonu | Kırılacak ürün, cam raflar | Ürünü kapanıştan günler önce kolilemek, vitrini en son toplamak |
| Elektronik ve aksesuar | Değerli küçük ürün, teşhir standı | Değerli stoku ayrı, sayılı ve kilitli kutularda taşımak |
| Kırtasiye ve hırdavat | Çok çeşitli küçük ürün | Raf sırasıyla kolilemek, yeni rafta aynı sırayla dizmek |
Kapalı günü seçerken satışın en düşük olduğu günü hedefleyin ve sezon dönemlerinden kaçının. Bayram öncesi ya da okul açılışı haftasında taşınan bir mağaza, yılın en verimli günlerini kapalı geçirebilir. Bazı işletmeler iki mağazayı kısa bir süre birlikte açık tutar: eski mağaza satışa devam ederken yavaş dönen stok ve yedek raflar yeni yere önceden taşınır, son gece yalnız vitrin ve hızlı dönen ürünler gider. Bu yöntem kira takviminde birkaç günlük çakışma gerektirir ama kapalı kalma süresini ciddi biçimde kısaltır.
Mesai dışı çalışma da bir seçenektir. Kurumsal taşımalarda gece ve hafta sonu çalışmayı planlayabiliyoruz; mağaza kapanışından sonra başlayan bir taşıma, ertesi gün ya da hafta sonu sonunda açılışa yetişecek şekilde kurulabilir.
Stok sayımı ve koli numaralandırma
Taşımadan önce yapılan stok sayımı hem muhasebe kaydının hem de teslimdeki kontrolün temelidir. Sayılmadan taşınan stokta bir eksik çıktığında, eksiğin taşınmadan önce mi sonra mı oluştuğunu kimse bilemez.
Kolileme sırasında şu düzeni kurun:
- Her koliye bir numara ve yeni mağazadaki hedef raf ya da bölge numarası yazılır.
- Koli numarasının karşısına ürün grubu ya da ürün kodları yazılır; bu içerik listesi mağazada kalır.
- Satış sürerken önce az satan ürünler, yedek stok ve sezon dışı ürünler kolilenir. Hızlı dönen ürünler son güne kalır.
- Küçük ve değerli ürünler sayılı, kapalı ve mümkünse kilitli kutularda, mağaza yetkilisinin gözetiminde taşınır.
- Yeni mağazada koliler numara listesine göre sayılır, sonuç bir tutanağa yazılır.
Yeni mağaza zamanında hazır olmazsa stok bekletilebilir. Stok, raf ve teşhir malzemesi eşya depolama hizmetimizle kameralı ve alarmlı depolarımızda koli listesiyle saklanır, yeni yer hazır olduğunda aynı listeyle getirilir. Gıda, kozmetik ya da ısıya duyarlı ürünler için depolama koşullarının uygunluğu keşifte ayrıca konuşulmalıdır.
Raf, tezgâh ve vitrin söküm sırası
Söküm sırası, yeni mağazadaki kurulum sırasının tersidir. Genellikle şu düzen işler:
- Raflardaki ürün tamamen boşaltılır ve kolilenir.
- Askılar, fiyat etiketleri, teşhir aksesuarları ve mankenler toplanır.
- Cam raflar ve camlı vitrin dolaplarının camları çıkarılır, ayrı ambalajlanır.
- Raf üniteleri sökülür; vida ve bağlantı parçaları parçaya ait, numaralı poşetlere konur.
- Tezgâh ve kasa bankosu en son sökülür, çünkü kasa son güne kadar çalışır.
Raf sökümünün ve kurulumunun kimde olduğu, mağazadaki sisteme göre değişen bir kapsam sorusudur. Standart metal raflar, tezgâhlar ve serbest duran teşhir üniteleri genellikle taşıma ekibinin sökebileceği parçalardır. Duvara monte ya da üretici montajı gerektiren raf sistemlerinde ise söküm ve kurulumu üretici veya yetkili firma yapabilir; bu durumda taşıma onlarla aynı takvime bağlanır. Keşifte sisteme bakıp hangi parçanın kimde olduğunu netleştirir, kapsamı teklife yazarız.
"Vitrin camı" denince çoğu zaman iki farklı şey kastedilir. Mağazanın cephesindeki sabit vitrin camı binanın parçasıdır ve taşınmaz. Taşınan şey camlı teşhir dolapları, cam raflar ve cam tezgâh üstleridir. Büyük cam parçalar köşe korumasıyla ve darbe emici malzemeyle sarılır, araçta dik ve sabit taşınır. Yeni mağazanın duvar ölçülerini önceden alın; eski mağazadaki duvar rafı yeni duvara sığmıyorsa bunu taşıma günü değil, ölçüm gününde öğrenmek gerekir.
Aydınlatma, tabela ve elektrik bağlantıları ise elektrikçinizin ve tabela firmanızın işidir. Spot ve ray sistemlerinin sökümünü onların takvimine yazın.
Kasa, POS ve kamera sistemleri
Mağazanın satış yapabilmesi için taşınan şeylerin en küçükleri, en kritik olanlarıdır.
- POS cihazları: Banka POS'u, bankanızla imzaladığınız üye işyeri sözleşmesine dayanır ve sözleşmede işyeri bilgileriniz yer alır. Taşınmayı bankaya önceden bildirin; yeni adreste çalışması için bankanın yapması gereken bir işlem olup olmadığını sorun.
- Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar: Bu cihazlar mükellef ve işyeri bilgileriyle kayıtlıdır; fişte görünen adres de buradan gelir. Adres değişikliğinde cihaz kaydının nasıl güncelleneceğini cihazın yetkili servisine ve mali müşavirinize danışın.
- Kamera ve alarm: Sökümü ve kurulumu güvenlik firmanız yapar. Kayıt cihazındaki görüntüler kişisel veri içerir; cihaz taşınmadan önce kaydın saklanma durumunu kontrol edin.
- İnternet hattı: Kasa ve POS çoğu zaman internete bağlıdır. Hat taşıma uzun sürebilir, başvuruyu ilk iş olarak yapın.
- Barkod okuyucu ve etiket yazıcısı: Küçük ama kaybolmaya en yatkın cihazlardır. Kablolarıyla birlikte poşetlenip kasa bankosunun kolisine konur.
Taşıma ekibi cihazları ambalajlar, taşır ve yeni mağazada belirlenen yere bırakır; kurulum ve devreye alma sağlayıcıların işidir. Kurulum gününü taşıma sözleşmesine yazılan tarihle eşleştirin; cihazlar yeni mağazada hazır beklerken kurulum ekibinin gelmemesi, açılışı bir gün daha erteler.
Mağaza ekibinin taşınma haftasındaki rolü
Taşıma ekibi mağazanın ürününü tanımaz; hangi ürünün hangi rafa gideceğini, hangi kolinin önce açılacağını en iyi mağaza çalışanları bilir. Bu yüzden taşınma haftasında mağaza ekibine net görevler verin:
- Sayım sorumlusu: Stok sayımını yürütür, koli listesini tutar ve teslimde sayımı imzalar.
- Yerleşim sorumlusu: Yeni mağazanın planını bilir, taşıma ekibine kolilerin bırakılacağı noktayı gösterir ve yanlış yere giden koliyi ilk anda fark eder.
- Kasa ve sistem sorumlusu: POS, kasa ve internet sağlayıcılarıyla kurulum gününü takip eder.
- Açılış ekibi: Kolileri açar, ürünü raflara dizer, fiyat etiketlerini yerleştirir.
Ürünün raflara dizilmesi, mağazanın vitrin düzeni ve satış alanının görsel hazırlığı genellikle mağaza ekibinin işidir; taşıma ekibi koliyi doğru rafın önüne bırakır, mobilyayı kurar ve atığı toplar. Bu ayrımı keşifte konuşup sözleşmeye yazmak, açılış sabahı kimin neyi beklediği sorusunu ortadan kaldırır. Ekip küçükse bu görevleri iki kişide toplayın, ama her birinin bir sahibi olsun.
Yeni mağazada yerleşim ve açılış kontrolü
Yeni mağazanın yerleşim planında her rafın, tezgâhın, kabinin ve kasanın yeri numaralanır. Koliler kolideki hedef raf numarasına göre doğrudan rafın önüne bırakılır; böylece ürün yerleştirme, koli arama işine dönüşmez. Boşalan koliler ve ambalaj atıkları ekip tarafından toplanır.
Açılıştan önce şu kontrolleri yapın:
- Kasada bir test satışı yapıldı mı, POS çekimi ve iade işlemi çalışıyor mu?
- Kameralar kayıt alıyor mu, alarm devrede mi?
- Fiyat etiketleri ve raf etiketleri yerinde mi?
- Aydınlatma, havalandırma ve vitrin ışıkları çalışıyor mu?
- Yangın tüpü, acil çıkış işaretleri ve ilk yardım dolabı yerinde mi?
- Depo alanında koliler sayıldı ve tutanak imzalandı mı?
Yasal taraf da bu listenin parçasıdır: işyeri açma ve çalışma ruhsatı adrese bağlıdır ve işyeri başka adrese taşındığında yeniden ruhsat alınması esastır; vergi ve ticaret sicil kayıtları da güncellenmelidir. Bu adımları şirket adres değişikliği yazımızda anlattık.
Müşteriye duyuru, tabela ve AVM kuralları
Mağaza müşterisi yeni adresi çoğu zaman eski mağazanın kapısından öğrenir. Taşınmadan birkaç hafta önce vitrine yeni adresi, açılış tarihini ve harita kodunu gösteren bir afiş asın; eski binanın ya da AVM yönetiminin izin verdiği sürece taşındıktan sonra da bir süre orada kalsın. Sosyal medya, harita uygulamaları ve web sitesi aynı gün güncellenir. Duyuru metinleri için ofis taşınma duyurusu yazımızdaki örnekleri mağazaya uyarlayabilirsiniz.
AVM içindeki mağazalarda taşınmanın kuralını AVM yönetimi koyar. Mal kabul saatleri, servis koridorları, yük asansörü kullanımı, mesai dışı çalışma izni, zemin koruma şartı ve araç ile personel listesi çoğu zaman yazılıdır. Bu kuralları hem çıkılan hem girilen AVM'den ayrı ayrı alın. Perakende ve AVM taşımalarında mesai dışı çalışmak çoğu zaman şarttır; AVM'de günün planını mağazanın büyüklüğünden çok mal kabul kapısının açık olduğu saatler belirler.
Keşifte netleşecekler
Mağaza taşıma teklifimiz keşiften sonra kalem kalem yazılır: ekip ve araç sayısı, söküm ve kurulum, ambalaj malzemesi, varsa depolama ve mesai dışı çalışma. Şirket taşımacılığı yöntemimizle çok katlı mağazalar etaplara bölünür; mağazanın üst katında ofis bölümü varsa o kısım ofis taşıma planıyla aynı geceye eklenir. Mağazanızın stok yapısını ve iki adresi yerinde görmemiz için 444 37 43'ü arayın; kapalı kalacağınız gün sayısını keşif sonunda birlikte yazalım.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.
