Aşağıda kopyalayıp kendi bilgilerinizle doldurabileceğiniz hazır duyuru metinleri var. İyi bir ofis taşınma duyurusu kısa olur ve dört soruyu cevaplar: ne zaman taşınıyoruz, yeni adres neresi, bu sürede işler aksayacak mı ve bir sorunuz olursa kime ulaşacaksınız? Metinlere geçmeden önce hangisinin kime, ne zaman gideceğine bakalım.
Duyurudan önce iki şeyin kesinleşmiş olması gerekir: taşınma tarihi ve resmî adres. Tarih, nakliyat firmasının keşfinden sonra sözleşmeye yazıldığında kesinleşir; adresin resmî kayıtlara nasıl geçeceğini ise şirket adres değişikliği yazımızda anlattık. Tarihi belli olmayan bir duyuru, ikinci bir "tarih değişti" duyurusunu davet eder.
Duyuru takvimi: kime, ne zaman?
Aşağıdaki takvim orta büyüklükte bir ofis için yazıldı. Çalışan sayısı arttıkça ve müşteriyle yüz yüze çalışma sıklaştıkça süreleri öne çekin.
| Kime | Ne zaman | Kanal | Asıl mesaj |
|---|---|---|---|
| Çalışanlar, ilk duyuru | Tarih ve adres kesinleşince | Toplantı, ardından e-posta | Tarih, neden taşınıyoruz, ne değişecek |
| Çalışanlar, taşınma haftası | Son hafta | E-posta ve iç iletişim kanalı | Koli, etiket, son çalışma günü, ilk gün |
| Müşteriler | Birkaç hafta önce, son hafta hatırlatma | E-posta, web sitesi, fatura notu | Yeni adres, geçerlilik tarihi, hizmet sürekliliği |
| Tedarikçiler | Birkaç hafta önce | E-posta | Teslimat ve fatura adresi, geçiş tarihi |
| Herkes | Taşındıktan sonraki ilk iş günü | E-posta, web, sosyal medya | Yeni adresimizdeyiz |
Çalışanlara ilk duyuru: tarih, plan ve sorumlular
Çalışanlar taşınmayı müşterilerden önce, tercihen yüz yüze duymalıdır. Yeni adres bazıları için daha uzun bir yol, farklı bir servis güzergâhı ya da çocuğun okuluna göre değişen bir sabah düzeni demektir. Bunu koridordan duymak, resmî duyurudan önce dedikoduyu başlatır.
İlk duyuruyu kısa bir toplantıyla yapın, aynı gün yazılı olarak da gönderin:
Konu: Ofisimiz [ay] ayında [ilçe] ilçesine taşınıyor
Merhaba,
[Şirket adı] olarak [tarih] tarihinden itibaren [yeni adres] adresindeki yeni ofisimizde çalışmaya başlayacağız. Taşınma [gün] akşamı başlayıp hafta sonu tamamlanacak; [ilk iş günü] sabahı herkes yeni masasında olacak.
Yeni ofise ulaşım: [en yakın raylı sistem durağı, otobüs hatları, otopark bilgisi]. Yerleşim planı: [tarih] tarihine kadar paylaşılacak. Taşınma sorumlumuz: [ad soyad, dahili numara]. Sorularınızı doğrudan kendisine iletebilirsiniz.
Taşınma haftasında yapılacakları ayrıca duyuracağız.
Bu ilk metinde ayrıntıya girmeyin. Koli sayısı, etiket rengi ya da masa numarası henüz belli değilse yazmaya çalışmayın; yanlış çıkan her ayrıntı ikinci bir düzeltme e-postası demektir.
Taşınma haftası iç duyurusu: masa kolisi ve erişim
Bu, en çok okunacak duyurudur ve en somut olanı olmalıdır. Kurumsal taşımalarımızda koliler ve etiketler taşınmadan önce ofise dağıtılır. Çekmece içeriklerini ve kişisel eşyaları genellikle çalışanlar kendileri koliler; mobilya, IT ekipmanı ve ortak alan eşyasını ise ekibimiz paketler. Duyuru bu iş bölümünü açıkça söylemelidir:
Konu: Taşınma haftası: yapılacaklar
Merhaba,
Taşınmaya bir hafta kaldı. Herkesten ricamız şunlar:
- Masanıza bırakılan kolilere kişisel eşyalarınızı ve çekmece içeriğinizi [gün ve saat] öncesinde yerleştirin.
- Kolilerin üzerine size verilen etiketi yapıştırın: [departman rengi ve masa numarası].
- Bilgisayarınızı [gün] akşamı kapatın. Kabloları sökmeyin; IT ekibi ve taşıma ekibi ilgilenecek.
- Değerli kişisel eşyalarınızı, ilaçlarınızı ve şarj aletinizi yanınızda götürün.
- Ofis [gün] günü [saat] itibarıyla kapanacak. Yeni ofis [ilk iş günü] sabahı [saat] itibarıyla açık olacak; giriş kartlarınız resepsiyonda.
İlk sabah bir sorun yaşarsanız: [destek kişisi ve numarası].
Kişisel eşya kolisine neyin girmeyeceğini de yazmak işe yarar: masa üstündeki şirket bilgisayarı, monitör ve telefon ayrı paketlenir, kişisel koliye konmaz. Taşınmanın kendisini planlarken ofis taşıma planı yazımızdaki etiketleme sistemini kullanıyorsanız, duyurudaki renk ve numaralar o sistemle birebir aynı olmalıdır.
Müşteri ve tedarikçi duyurusu: yeni adres ve hizmet sürekliliği
Müşterinin taşınmanızla ilgili tek bir sorusu vardır: "Benim işim aksayacak mı?" Duyuru bu soruya ilk paragrafta cevap vermelidir.
Konu: Yeni adresimiz [tarih] itibarıyla geçerli
Değerli müşterimiz,
[Şirket adı] ofisi [tarih] tarihinde [yeni adres] adresine taşınıyor. Taşınma hafta sonu yapılacağı için hizmetlerimizde kesinti olmayacak; telefon numaralarımız ve e-posta adreslerimiz değişmiyor.
[Tarih] itibarıyla kargo, evrak ve ziyaretleriniz için yeni adresimizi kullanmanızı rica ederiz. Faturalarımızdaki adres bilgisi [tarih] tarihinden sonra düzenlenen faturalarda güncellenecektir.
Sorularınız için: [ad soyad, telefon, e-posta]
Tedarikçiler için aynı metne şu paragrafı ekleyin:
[Tarih] tarihinden sonraki sevkiyatlarınızı yeni adresimize yapmanızı ve cari kaydımızdaki adresi güncellemenizi rica ederiz. Bu tarihten önce yola çıkmış gönderiler için [ad soyad, telefon] ile iletişime geçebilirsiniz.
Faturadaki adresin hangi tarihte değişeceğini mali müşavirinizle belirleyin; resmî adres değişikliği tamamlanmadan faturada yeni adres kullanmak, ya da tersi, muhasebe tarafında karışıklık yaratabilir.
Bina yönetimleri ve komşu firmalar için kısa not
Plazalarda taşınma yalnız sizin şirketinizi ilgilendirmez. Yük asansörü, yükleme alanı ve otopark girişi aynı binadaki başka firmalarla ortak kullanılır. Çıktığınız ve taşındığınız binanın yönetimine giden yazı resmî bir izin talebidir; aynı kattaki komşu firmalara bırakılacak kısa bir not ise nezaket meselesidir ama taşınma günü çıkabilecek gerginliği önler:
Sayın komşumuz, [şirket adı] olarak [tarih] günü [saat aralığı] arasında ofisimizi taşıyacağız. Bu saatlerde yük asansörü ve [kat] koridoru yoğun kullanılacaktır. Anlayışınız için teşekkür eder, bir sorun olursa [ad soyad, telefon] ile iletişime geçmenizi rica ederiz.
Bina yönetimine giden yazıda ise tarih ve saatin yanında araç plakaları, ekip sayısı ve yük asansörü talebi yer alır. Gerekirse bu yazışmayı sizin adınıza biz de koordine ederiz.
Web sitesi, harita kaydı ve e-posta imzaları
Duyuruyu okumayan müşteri, adresinizi büyük olasılıkla bir harita uygulamasından ya da web sitenizden öğrenir. Taşınma haftasında şu listeyi tek kişiye verin ve işaretletin:
- İnternet sitesinin iletişim sayfası, alt bilgi alanı ve sitedeki harita bağlantısı.
- Google İşletme Profili, Yandex ve Apple Haritalar gibi harita kayıtları; adres değişikliği yeniden doğrulama isteyebilir.
- Tüm çalışanların e-posta imzası; tek bir şablonla, aynı gün.
- Teklif, sözleşme ve sunum şablonları, antetli kâğıt ve kartvizitler.
- Sosyal medya hesaplarındaki iletişim bilgisi.
- Kargo ve kurye hesaplarındaki gönderici adresi.
- Müşteri portalı, sipariş formu ya da otomatik e-postalardaki adres alanları.
Eski binada bir süre yönlendirme bırakmak da düşünülebilir: girişe yeni adresi gösteren bir not ya da güvenliğe bırakılan kısa bir bilgi. Bunun için eski binanın yönetiminden izin isteyin.
Adresi her yerde aynı yazın
Duyurular farklı kişiler tarafından, farklı kanallarda hazırlandığında adres de farklı yazılır: birinde posta kodu eksik, birinde kat numarası yok, bir başkasında bina adı kısaltılmış. Kargo şirketleri ve harita uygulamaları bu farkları ayrı adres gibi algılayabilir.
Bunu önlemek için adresi tek bir metin olarak hazırlayın ve tüm duyurularda, imzalarda ve web sitesinde aynen kullanın. Bu metinde mahalle, cadde ya da sokak, bina numarası ve adı, kat ve iç kapı numarası, posta kodu, ilçe ve il yer alsın. Plazalarda hangi girişin kullanılacağı ve ziyaretçinin güvenlikte kimin adını vereceği de bir satırla eklenebilir. Yabancı müşterileriniz varsa adresin İngilizce yazımını da aynı anda hazırlayın; sonradan herkesin kendi çevirisini yapması yeni bir adres çeşitliliği yaratır.
Taşındıktan sonra "yeni adresimizdeyiz" mesajı
İlk iş günü gönderilecek mesaj, duyuruların en kısasıdır. Amacı yeni adresi bir kez daha hatırlatmak ve ziyaret için kapıyı açık tutmaktır:
Konu: Yeni ofisimizdeyiz
Merhaba,
[Şirket adı] olarak [yeni adres] adresindeki yeni ofisimizde çalışmaya başladık. Ziyaretleriniz için: [ulaşım ve otopark notu]. Telefon ve e-posta bilgilerimiz aynı.
Sizi yeni ofisimizde ağırlamaktan memnuniyet duyarız.
Bu mesaja yeni girişin bir fotoğrafını ve harita bağlantısını eklemek, ilk ziyaretlerde "bina hangisi" telefonlarını azaltır. Aynı sabah çalışanlara da iki satırlık bir iç mesaj gönderin: eksik koli, yanlış masaya giden bir sandalye ya da çalışmayan bir priz kime bildirilecek? İlk günün küçük sorunları tek bir kişide toplandığında bir hafta içinde kapanır. Perakende işletmeler için duyurunun mağaza kapısı ve tabelayla nasıl birleştiğini mağaza taşıma yazımızda ele aldık.
Duyurularda sık yapılan hatalar
- Tarihi erken vermek. Kira, tadilat ya da internet hattı yüzünden tarih kayarsa ikinci bir duyuru gerekir ve ilk duyurunun güvenilirliği zedelenir.
- Hizmet sürekliliğini yazmamak. "Taşınıyoruz" yazıp işin aksayıp aksamayacağını söylememek, müşteriyi telefona sarılmaya iter.
- Tek kanal kullanmak. Yalnız e-postayla duyurulan bir adres değişikliği, kargo firmasının sistemindeki eski adresi değiştirmez.
- Sorumlu kişi yazmamak. "Sorularınız için bize ulaşın" yerine bir isim ve telefon yazmak, soruların doğru kişiye gitmesini sağlar.
- Etaplı taşınmayı tek duyuruyla geçmek. Departmanlar farklı hafta sonlarında taşınıyorsa, her etap kendi iç duyurusunu ve kendi ilk gün bilgisini ister.
Duyurudaki tarihi kesinleştirmek
Bütün bu metinler tek bir tarihe dayanır ve o tarih nakliyat planıyla belirlenir. Ofis taşıma hizmetimizde keşiften sonra taşınma günü, mesai dışı çalışma saatleri ve ilk iş günü sözleşmeye yazılır. Duyurularınıza yazacağınız tarih, bu sözleşmedeki tarihtir. Çok departmanlı taşınmalarda her etabın tarihi şirket taşımacılığı planında ayrı ayrı belirlenir; iç duyuru takviminizi o listeye göre kurun. Taşınma tarihini birlikte netleştirmek için iletişim sayfamızdaki formu doldurabilir ya da 444 37 43 hattından keşif randevusu alabilirsiniz.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.
