Üç teklif geldi ve biri ötekilerin neredeyse yarısı. Ama en düşük teklifi veren firma arşivin kaç koli olduğunu, işin gece yapılacağını ya da sunucu kabinlerinin taşınacağını bilmiyorsa aslında aynı işe fiyat vermemiştir. Taşıma hizmet alımı teknik şartnamesinin görevi teklifleri karşılaştırılabilir kılmaktır: işi envanterle tanımlar, yeterliği yetki belgesi, sigorta ve personelle ölçer, takvimi ve kabul koşullarını açık ve ölçülebilir biçimde yazar.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na tabi kurumlarda şartname bu kanun ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde hazırlanır. Aşağıdaki başlıklar bir içerik önerisidir; madde dilini, istenecek belgelerin biçimini ve ceza oranlarını ihale biriminiz mevzuata göre son hâline getirmelidir. Özel şirketlerin satın alma birimleri de aynı başlıkları kendi süreçlerine uyarlayarak kullanabilir.
Şartnamenin amacı: karşılaştırılabilir teklif
Şartname iki yönden hata yapabilir. Belirsiz bir şartnamede teklifler arasındaki fark, fiyat farkı değil kapsam farkıdır: bir firma ambalaj malzemesini dahil eder, öbürü etmez; biri mesai dışını fiyata koyar, öbürü taşınma günü ek ücret ister. Aşırı ayrıntılı ya da belirli bir firmanın çalışma biçimine göre yazılmış bir şartname ise rekabeti daraltır. Kamu İhale Kanunu bu yüzden teknik şartnamedeki kriterlerin rekabeti engelleyici hususlar içermemesini, bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlamasını ve belirli bir marka ya da modele yönelik tanımlamalara yer verilmemesini ister.
İyi bir şartname "ne" sorusunu ayrıntılı, "nasıl" sorusunu ise sonuç odaklı yazar. Örneğin "arşiv koli numarasıyla taşınacak ve yeni rafta aynı sırayla dizilecektir" yazmak doğrudur; belirli bir koli markası ya da etiket yazılımı şart koşmak gereksizdir.
Fiyat formatı da baştan belirlenmelidir. Taşıma işinde teklif formuna ayrı satırlar açmak karşılaştırmayı kolaylaştırır: ekip ve araç, ambalaj malzemesi, demontaj ve montaj, dış cephe asansörü, depolama, mesai dışı çalışma. Teklif verenler aynı satırları doldurduğunda hangi kalemin nerede farklılaştığı görülür.
Keşif ve yaklaşık maliyet
Taşıma işinin fiyatını eşya miktarı kadar binanın koşulları da belirler: yük asansörünün kapasitesi, aracın yanaşabildiği nokta, merdivenler, arşivin dağınıklığı. Bu yüzden teklif verenlere yeri görme imkânı tanımak, şartnameye yazılabilecek en faydalı maddelerden biridir. Keşif günlerini ve kurumda kime başvurulacağını ilanla birlikte duyurun; tüm teklif verenlere aynı bilgi ve aynı erişim verilsin.
Yaklaşık maliyet de aynı mantıkla çıkarılır. Aynı envanter ve aynı kapsamla birden fazla firmadan alınan teklifler, kalemleri ayrı ayrı gösteriyorsa sağlıklı bir karşılaştırma sağlar. Envanteri olmayan bir telefon görüşmesiyle alınan fiyat ise yaklaşık maliyeti ya gereğinden düşük ya gereğinden yüksek gösterir. Kamu kurumlarında yaklaşık maliyetin hesaplanma yöntemi ihale mevzuatıyla düzenlenir; kanun gereği yaklaşık maliyet ilanda yer almaz ve isteklilere açıklanmaz. Bu adımda ihale biriminizin yöntemine uyun.
İşin tanımı ve envanter eki
İşin tanımı, teklif verenin keşfe gelmeden de işi büyük ölçüde anlayabileceği kadar açık olmalıdır. Şu başlıkları yazın:
- Adresler ve bina koşulları: Çıkış ve varış adresleri, kat sayıları, yük asansörünün kapasitesi ve kabin ölçüsü, yükleme rampası, araç yanaşma noktası ve çalışma saatleri.
- Envanter eki: Masa, dolap, sandalye ve toplantı masası sayıları; arşivin yaklaşık koli ya da raf metresi; bilgisayar, yazıcı ve sunucu kabini sayısı; kasa, sanat eseri, laboratuvar cihazı gibi özel eşyalar ayrı satırda.
- Hizmet kapsamı: Paketlemeyi kim yapacak, mobilya söküm ve kurulumu dahil mi, raf sistemleri sökülecek mi, ambalaj atıkları toplanacak mı?
- Kapsam dışı işler: Sunucu ve ağ ekipmanının kapatılıp açılması, elektrik ve tesisat işleri, kimyasal maddeler, nakit ve değerli evrak gibi kurumun kendi prosedürüyle yürüyecek kalemler.
- Depolama: Ara depolama gerekiyorsa hacim, süre, erişim kuralı ve depodan geri getirme şartı.
Kapsam dışı işleri yazmak, kapsam içindekileri yazmak kadar önemlidir. Sunucuların kapatılıp açılmasının kurumun IT biriminde olduğu yazılmazsa, bir teklif bunu içeriyor sanılarak düşük bulunabilir. Bu iş bölümünün mantığını ofis taşıma planı yazımızda anlattık.
Yeterlik: yetki belgesi, sigorta ve personel
Yetki belgesi
Ev ve büro eşyası taşımacılığı, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın yetki belgesi sistemine tabidir; ofis ve kurum taşımasında aranacak belge K3 yetki belgesidir. İş, taşınma eşyası dışında yük taşımasını da içeriyorsa (ör. depodaki stok ya da üretim makinesi) ek bir belge türü gerekip gerekmediğini işin niteliğine göre ihale biriminizle netleştirin. Şartnameye belgenin geçerli olması ve belgedeki unvanın teklif sahibinin unvanıyla aynı olması şartını yazın; belge e-Devlet üzerinden sorgulanabilir. Belge türleri ve sorgulama yöntemi yetki belgeleri sayfamızda anlatılıyor.
Sigorta
Taşınacak eşyanın taşıma süresince sigortalı olacağını, sigortanın kapsamının ve limitinin teklifle birlikte beyan edileceğini yazın. Değeri yüksek cihazları envanter ekinde ayrı satırda gösterin ki kapsam buna göre kurulsun. Sigortanın neyi kapsadığını ve neyi kapsamadığını teklif verenlerden yazılı isteyin; konunun genel çerçevesi için nakliyat sigortası neleri kapsar yazımıza bakabilirsiniz.
Personel ve araç
İşte çalışacak personelin isim listesinin işe başlamadan önce kurum güvenliğine verileceğini, listede olmayan kişinin çalışmayacağını ve işin alt yükleniciye devredilip devredilemeyeceğini açıkça yazın. Araç tarafında kapalı kasa ve aktarmasız taşıma şartı, özellikle arşiv ve IT ekipmanı için anlamlıdır. Benzer iş deneyimini gösteren belgelerin kamu ihalesinde nasıl isteneceği mevzuatla belirlenir; bu maddeyi ihale biriminiz yazmalıdır. Özel kurumlar ise daha önce benzer ölçekte yapılmış işleri ve kurumlardan alınmış teşekkür ya da iş bitirme belgelerini isteyebilir.
Takvim, mesai dışı çalışma ve iş sürekliliği
Taşıma takvimi şartnamede tarih aralığı olarak değil, etap etap yazılmalıdır:
- Her etabın başlangıç ve bitiş tarihi ile kapsadığı birimler.
- Çalışmanın mesai içinde mi, mesai dışında mı, hafta sonu mu yapılacağı.
- Vatandaşa ya da müşteriye hizmet veren birimlerin hangi gün kesintiye uğrayabileceği, hangi gün asla uğrayamayacağı.
- Bina kurallarından gelen sınırlar: yük asansörü saatleri, güvenlik girişleri, gürültü kısıtları.
- Taşıma firmasının sahada tek bir sorumlu bulunduracağı ve günlük ilerlemeyi kurumun sorumlusuna bildireceği.
Mesai dışı çalışma baştan şartnameye yazılırsa teklif verenler bunu fiyata koyar; sonradan istenirse ek ücret tartışması kaçınılmaz olur. Etaplı bir kurum taşımasında hizmet veren birimlerin en sona bırakılması ve her etabın bir öncekinin kabulünden sonra başlaması, iş sürekliliğini korumanın en basit yoludur.
Ambalaj, etiketleme ve gizlilik maddeleri
Ambalaj maddesinde şu soruların cevabı bulunmalıdır: malzemeyi kim sağlayacak, elektronik cihazlar nasıl ambalajlanacak, arşiv için ne tür koli kullanılacak ve kolilerin kurum birimlerine ne zaman dağıtılacağı. Etiketleme için birim rengi ve oda ya da masa numarasıyla çalışan basit bir sistem tarif etmek yeterlidir. İşin sonunda boşalan kolilerin, streç ve balonlu naylonun kim tarafından toplanacağını ve eski binanın hangi durumda bırakılacağını da yazın; bu iki madde eksik kaldığında taşıma bitse bile koridorlarda günlerce ambalaj atığı bekleyebilir.
Gizlilik maddeleri, kişisel veri ya da gizli bilgi içeren evrakın taşındığı her işte şartnameye girmelidir: içeriğe bakılmaması, mühürlü ya da numaralı koli, çıkışta ve teslimde koli sayımı, personel listesi ve ara depolamanın koşulları. Bu maddelerin ayrıntısını ve veri sorumlusunun yükümlülüğünü arşiv taşımada KVKK yazımızda anlattık.
Kabul, hasar ve ceza hükümleri
Kabul. Her etabın sonunda birim sorumlusu ve taşıma firması yetkilisiyle sayım ve kontrol yapılır, sonuç tutanağa yazılır. Tutanakta tarih, etap, teslim edilen kalemlerin envanterle karşılaştırması, varsa eksik ve hasarlar ile imzalar yer alır. Kamu ihalesiyle alınan hizmette muayene ve kabul işlemleri, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu gereği idarenin kuracağı en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonu tarafından yapılır; komisyonun hangi aşamada sahada olacağını takvime yazın.
Hasar. Hasarın teslim sırasında tutanağa geçirileceği, sonradan fark edilen hasarın hangi süre içinde ve nasıl bildirileceği, onarım ya da bedel ödemesinin nasıl yapılacağı yazılmalıdır. Sigortanın devreye girdiği durumlarda sürecin kim tarafından takip edileceği de belirtilir.
Ceza. Gecikme, gizlilik ihlali ve personel şartına aykırılık için yaptırımlar yazılabilir. Kamu ihalelerinde ceza oranları ve uygulama biçimi mevzuata bağlıdır; bu oranları ihale biriminiz belirler.
Şartname taslağını kontrol etmek
Taslağı yayımlamadan önce aşağıdaki tabloyla başlıkları tek tek kontrol edin:
| Başlık | İçermesi gerekenler | Sık görülen eksik |
|---|---|---|
| İşin tanımı | Adresler, bina koşulları, hizmet kapsamı | Kapsam dışı işlerin yazılmaması |
| Envanter eki | Kalem sayıları, arşiv hacmi, özel eşyalar | Değerli cihazların ayrı satırda olmaması |
| Yeterlik | Yetki belgesi, sigorta, personel listesi | Belge unvanının teklif sahibiyle eşleşmemesi |
| Takvim | Etaplar, mesai dışı çalışma, kesinti yasağı olan günler | Yalnız başlangıç ve bitiş tarihinin yazılması |
| Ambalaj ve gizlilik | Malzeme, etiket, mühür, koli sayımı | Gizlilik maddesinin hiç olmaması |
| Kabul ve hasar | Tutanak içeriği, bildirim yolu, yaptırımlar | Etap sonu kabulün tanımlanmaması |
Ardından şu üç soruyu sorun: Bir firma keşfe gelmeden bu şartnameyle işin büyüklüğünü anlayabilir mi? İki firma bu şartnameye göre aynı kapsamda teklif verebilir mi? Taşıma bittiğinde işin şartnameye uygun yapıldığını hangi belgeyle kanıtlayacağız?
Kamu üniversitelerinin satın alma süreçleri için keşif sonrası gereken teklif ve iş tanımı belgelerini hazırlıyoruz; süreç kurumun kendi mevzuatına göre yürür. Referans listemizde Milli Eğitim Bakanlığı, TÜBİTAK, İstanbul Büyükşehir Belediyesi ve Devlet Malzeme Ofisi gibi kamu kurumları yer alıyor; Devlet Malzeme Ofisi'nin genel müdürlük taşıması için verdiği teşekkür belgesi referanslar sayfamızda. K1 ve K3 yetki belgemiz, 85'i aşkın kadrolu personelimiz ve 36 araçlık filomuzla şirket taşımacılığı projelerini tek sözleşmeyle yürütürüz; hizmet standartlarımız kalite politikası sayfamızda yazılıdır. Şartnamenizi hazırlarken yerinde keşif isterseniz 444 37 43'ü arayabilir ya da info@soylunakliyat.com adresine yazabilirsiniz.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Taşınmanıza özel süre, araç ve ekip planı ile kesin fiyat, ücretsiz yerinde ya da görüntülü keşiften sonra yazılı sözleşmeye işlenir. Bilgi için 444 37 43 numarasını 7/24 arayabilirsiniz.
